POLITYKA PRYWATNOŚCI - RODO

POLITYKA PRYWATNOŚCI W FIRME  AKPOL

 

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

§ 1.1

W trosce o zachowanie prawa do prywatności Klientów i Kontrahentów Firmy Akpol oraz Użytkowników serwisu internetowego prowadzonego pod adresem www.phu-akpol.pl (dalej Serwis), w tym prowadzonego pod ww. adresem lub adresem http://sklep.phu-akpol.pl/ sklepu internetowego (dalej Sklep Internetowy), wypełniając wymogi obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), publikujemy niniejszy dokument zwany dalej „Polityką Prywatności”, który opisuje obowiązujące w naszej Firmie zasady postępowania z danymi osobowymi, w tym zasady ich zbierania, przetwarzania i wykorzystywania. 

§ 1.2

Zasadom Polityki Prywatności podlega każda osoba korzystająca lub zamierzająca skorzystać z usług Firmy Akpol, zwana dalej „Klientem”, jak również każda osoba zamierzająca podjąć lub podejmująca współpracę z naszą Firmą zwana dalej „Współpracownikiem” lub „Kontrahentem” oraz każdy Użytkownik Serwisu lub Sklepu Internetowego, zwany dalej „Użytkownikiem”, w zakresie, w jakim udostępnia Firmie Akpol dane osobowe swoje lub innych osób.

Przez dane osobowe rozumie się wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Każda osoba udostępniająca Firmie Akpol dane osobowe powinna zapoznać się z Polityką Prywatności i sprawdzić czy ją akceptuje.

§ 1.3

Firma Akpol przetwarza dane osobowe podane jej dobrowolnie przez Klienta/Współpracownika/
Kontrahenta/Użytkownika w szczególności podczas:

- składania ofert;

- składania zlecenia na naprawę pojazdu lub inną usługę w stacjonarnych punktach obsługi klienta;

- korzystania z Serwisu lub Sklepu Internetowego, w tym podczas składania zamówienia w Sklepie Internetowym na oferowane w nim towary lub usługi;

- składania zamówienia na oferowane przez Firmę Akpol produkty lub składania zlecenia na oferowane przez nią usługi za pośrednictwem innych niż Serwis i Sklep Internetowy środków porozumienia się na odległość
(np. telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej);

- negocjowania, zawierania i wykonywania umów, w tym umów sprzedaży, umów o naprawę lub o świadczenie innych usług przez Firmę Akpol, umów dostawy, umów o współpracy, umów przewozu i innych;

- realizowania dostaw;

- składania i rozpatrywania reklamacji lub innych zgłoszonych roszczeń;

- monitoringu wizyjnego na terenie pomieszczeń, obiektów i placów zajmowanych przez Firmę.

Firma Akpol zbiera również dane pobrane automatycznie podczas przeglądania Serwisu (np. numer IP).

§ 1.4

1. Dane osobowe są zbierane wyłącznie w celu:

• umożliwienia Użytkownikowi pełnego korzystania z funkcjonalności Serwisu i Sklepu Internetowego;
• przyjmowania i składania ofert;
• przyjmowania i realizacji zleceń i zamówień;
• negocjowania, zawierania i wykonywania umów, w tym umów sprzedaży, umów o naprawę, umów o świadczenie innych usług, umów o współpracy, umów przewozu i innych;
• doręczenia zamówionego towaru;
• rejestracji pojazdu (również dokonywanej przez kolejnego nabywcę) – w przypadku umów sprzedaży pojazdów;
• dalszej odsprzedaży pojazdów – w przypadku umów sprzedaży pojazdów; 
• rozpoznawania reklamacji lub innych zgłaszanych roszczeń;
• spełnienia wymogów wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych;
• zagwarantowania bezpieczeństwa osób i mienia oraz zapewnienia należytego funkcjonowania monitoringu wizyjnego;
• innym indywidualnie uzgodnionych z Klientem/Kontrahentem/Współpracownikiem.

2. Adres e-mail Użytkownika może być wykorzystywany jedynie do wysyłania na niego linków do zakupionych plików lub innych komunikatów związanych z obsługą aktywności w Serwisie, w tym w szczególności związanych z realizacją złożonego zamówienia.
3. Dane zbierane w trakcie korespondencji pomiędzy Użytkownikiem a Serwisem będą wykorzystane wyłącznie w celu odpowiedzi na przesłane przez Użytkownika zapytanie.
4. Dane zbierane automatycznie podczas wizyt Użytkownika na stronach Serwisu mogą być użyte jedynie w celach statystycznych oraz analitycznych poprzez Google Analytics.

§ 1.5.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych w przypadkach, gdy jest to niezbędne dla zawarcia lub wykonania umowy (złożenia lub realizacji zlecenia czy zamówienia) bądź podjęcia innych działań, może uniemożliwić zawarcie umowy lub jej wykonanie bądź podjęcie innych działań.

 

II. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

§ 2.1

Dane osobowe przekazane Firmie Akpol przechowywane są w bazie danych Firmy Akpol (Administratora danych osobowych) i przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z RODO oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

§ 2.2

Bazy danych Administratora posiadają wszelkie niezbędne i wymagane przez prawo zabezpieczenia przed wglądem osób trzecich lub ich utratą. Administrator zapewnia ich pełne bezpieczeństwo i ochronę.

 

III. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

§ 3.1

Administratorem gromadzonych danych osobowych jest Jan Olejnik i Piotr Olejnik wspólnicy spółki cywilnej Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe AKPOL Jan Olejnik & Piotr Olejnik z siedzibą w Bugaju ul. Kobylnicka 42, 62-007 Biskupice, NIP PL 7770017715, Regon 630225688, zwani dalej „Administratorem”.

§ 3.2

1. Administrator przetwarza dane osobowe w zgodzie i w oparciu o:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”),

2. krajowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w szczególności przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922, z 2018 r. poz. 138, 723.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

1. osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych;
2. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której strona jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
3. przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
4. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym;
5. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.

4. Dane zbierane są w niezbędnym zakresie w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane.

§ 3.3

1. Administrator posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne by przetwarzanie danych spełniało wymogi RODO i przepisów prawa krajowego oraz chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
2. Odbiorcą danych osobowych mogą być wyłącznie instytucje upoważnione do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa lub podmioty współpracujące z Administratorem i realizujące niektóre zamówione usługi, takie jak serwis IT, serwis obsługujący płatności www.dotpay.pl, firmy obsługujące przesyłki kurierskie, firmy przewozowe lub spedycyjne, firmy prowadzące obsługę księgowo-rachunkową lub obsługę prawną, w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla realizacji danej usługi. 
3. W przypadku umowy sprzedaży pojazdu zawartej z Firmą Akpol odbiorcą danych zawartych w dokumentach pojazdu mogą być dalsi jego nabywcy.
4. Powierzanie odbiorcom przetwarzania danych osobowych odbywa się przy spełnieniu wymogów RODO oraz przepisów prawa krajowego.  Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetworzenie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

§ 3.4

Administrator danych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

§ 3.5

Administrator przechowuje dane osobowe w zakresie i przez okres niezbędny dla obsługi złożonego zamówienia lub zlecenia oraz wywiązywania się przez Administratora z obowiązków wynikających z zawartej z Klientem/Współpracownikiem/Kontrahentem umowy oraz obwiązujących przepisów prawa (w szczególności prawa podatkowego), a także przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń. W przypadku wszczęcia postępowania sądowego okres przechowywania danych osobowych wydłuża się do momentu wykonania prawomocnego wyroku sądowego lub ugody sądowej.

 

IV. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

§ 4.1

1. Każdemu, kogo dane dotyczą, w każdym czasie przysługuje w stosunku do Administratora  prawo:

1. dostępu do treści swoich danych osobowych, to jest żądania od Administratora informacji o tym, czy i które dane osobowe przechowuje oraz uzyskania ich kopii;
2. sprostowania swoich danych osobowych jeśli są one niepoprawne, a także do uzupełnienia niekompletnych danych;
3. usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli:

- dane te nie są już niezbędne do celów, do których zostały pobrane;

- zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta zgodnie z postanowieniami § 4.2 i brak jest innej podstawy prawnej do przetwarzania tych danych;

- po wniesieniu sprzeciwu, o którym mowa w § 4.3, jeżeli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania; dane każdorazowo są usuwane, jeżeli sprzeciw dotyczy danych przetwarzanych w celu marketingu bezpośredniego;

- dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;

- obowiązek usunięcia danych wynika z obowiązujących przepisów prawa.

4. ograniczenia przetwarzania w przypadku, gdy:

- osoba, której dane dotyczą, kwestionuje ich prawidłowość – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;

- przetwarzania jest niezgodne z prawem a osoba, której dane dotyczą sprzeciwia się ich usunięciu żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystania;

- Administrator nie potrzebuje już danych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw, o którym mowa w § 4.3 – do czasu jego rozpoznania;

5. przenoszenia swoich danych do innego podmiotu, jeżeli dane te są przetwarzane w sposób zautomatyzowany a nadto ich przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej uprzednio zgody lub w celu wykonania umowy.

2. Powyższe prawa realizowane poprzez kontakt z Administratorem pod adresem wskazanym w § 3.1 lub pod adresem mailowym biuro@phu-akpol.pl.

§ 4.2

1. Każdemu kto wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Administratora, w każdym czasie przysługuje prawo do cofnięcia tej zgody poprzez kontakt z Administratorem pod adresem wskazanym w § 4.1 lub pod adresem mailowym biuro@phu-akpol.pl.
2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
3. Prawo co cofnięcia zgody, o którym mowa w ustępie 1, nie dotyczy danych przetwarzanych w oparciu o co najmniej jedną z przesłanek określnych w § 3.2. ust. 2 podpunkty b) do e).

§ 4.3

Każdemu, kogo dane dotyczą, w każdym czasie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego.

§ 4.4

Każdy, kto uważa, że jego dana osobowe przetwarzane są przez Firmę Akpol w niewłaściwy sposób, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

V. MONITORING

§ 5.1

1. Firma Akpol jest również Administratorem danych osobowych pozyskanych za pomocą monitoringu wizyjnego, który może być zainstalowany w siedzibie Firmy, warsztacie lub punktach sprzedaży detalicznej.
2. Na każdym obiekcie lub terenie znajdującym się w zasięgu monitoringu wizyjnego Firmy Akpol znajduje się widoczna informacja o tym, że teren lub obiekt jest monitorowany i zainstalowane są na nim kamery.
3. Przetwarzanie danych osobowych pozyskanych z monitoringu wizyjnego jest niezbędne co celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w szczególności w celu zagwarantowania bezpieczeństwa osób i mienia  przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi, w tym zwiększenia bezpieczeństwa pracowników i innych osób przebywających w budynkach, pomieszczenia i placach zajmowanych przez Firmę Akpol oraz zwiększenia bezpieczeństwa technologicznego, ochrony mienia,  ograniczenia dewastacji oraz kradzieży, rejestracji zdarzeń umożliwiających ustalenie sprawcy szkody lub kradzieży.
4. W stosunku do danych osobowych pozyskanych w wyniku monitoringu wizyjnego zastosowanie mają wszystkie postanowienia niniejszej Polityki Prywatności, w tym w szczególności postanowienia punktu IV dotyczące prawa osób, chyba, że co innego wynika z postanowień punktu V. 

§ 5.2

1. Dostęp do monitoringu i zgromadzonych za jego pośrednictwem danych osobowych posiadają tylko osoby powołane do obsługi monitoringu oraz inne wyznaczone przez Administratora posiadające stosowne upoważnienie Administratora do przetwarzania danych osobowych i zobowiązane jednocześnie do zachowania ich w tajemnicy. 
2. Firma Akpol może zlecić firmom zewnętrznym obsługę monitoringu, badanie poprawności jego działania, dokonywanie napraw, rozbudowę sieci monitoringu. W zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania powyższych usług, firmy te mogą być obiorcami danych osobowych pozyskanych z monitoringu wizyjnego, o których mowa w § 3.3. 

§ 5.3

1. Wszystkie dane rejestrowane poprzez monitoring są zapisywane na rejestratorze danych i są dostępne przez 30 dni. Po tym terminie dane są automatycznie usuwane (nadpisywane) z zastrzeżeniem ustępu 2 poniżej.
2. Firma Akpol zabezpiecza dla celów dowodowych zdarzenia zarejestrowane przez monitoring, które stanowiły lub mogły stanowić zagrożenia dla bezpieczeństwa osób i mienia lub wypełniać znamiona czynu zabronionego bądź stanowić inne naruszenie prawa, w tym obowiązków umownych:

a) na wniosek osób trzecich,

b) na wniosek organów prowadzących postępowania np. policji, prokuratury, sądów,

c) jeżeli uzna to za celowe i konieczne dla ochrony własnych interesów.

3. Zabezpieczenie danych monitoringu polega na ich zarejestrowaniu na nośniku danych, umożliwiającym ich powielanie.
4. Nośniki danych zawierające zarejestrowane dane są zabezpieczane i przechowywane w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu, do którego mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione.
5. Zabezpieczone dane z monitoringu są udostępniane tylko organom prowadzącym postępowanie w sprawie zarejestrowanego zdarzenia np. policji, prokuraturze, sądom, które działają na podstawie odrębnych przepisów. Zabezpieczone dane mogą być również przekazywane ubezpieczycielowi Firmy Akpol w ramach prowadzonej likwidacji szkody wyrządzonej osobie trzeciej lub ubezpieczycielowi osoby trzeciej odpowiedzialnej za szkodę w ramach prowadzonej likwidacji szkody wyrządzonej Firmie Akpol.
6. Dane z monitoringu zabezpieczone na wniosek podmiotu uprawnionego są przechowywane przez okres jednego roku od dnia złożenia wniosku. Po upływie tego terminu zabezpieczone dane są usuwane.

 

VI. POLITYKA COOKIES

 

§ 6.1

Firma Akpol informuje, że może używać na swoich stronach technologii takich jak pliki cookies tj. plików tekstowych, tzw. Ciasteczek.

§ 6.2

Pliki cookies są to pliki zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, służące do identyfikacji przeglądarki Użytkownika w trakcie korzystania z serwisów. Pliki cookies używane są w celu dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych. Używane są również w celu tworzenia anonimowych, zagregowanych statystyk, które pomagają zrozumieć w jaki sposób użytkownik korzysta ze stron internetowych co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości, z wyłączeniem personalnej identyfikacji użytkownika

§ 6.3

Cookies zawierają różne informacje o użytkowniku danej strony www i historii jego łączności ze stroną. Dzięki nim właściciel serwera, który wysłał cookies, może poznać adres IP użytkownika, a także na przykład sprawdzić, jakie strony przeglądał on przed wejściem na jego witrynę. Ponadto właściciel serwera może sprawdzić, jakiej przeglądarki używa użytkownik i czy nie nastąpiły informacje o błędach podczas wyświetlania strony. Warto jednak zaznaczyć, że dane te nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony (użytkownik anonimowy), bez podawania imienia i nazwiska Użytkownika, a jedynie z komputerem połączonym z Internetem, na którym cookies zostało zapisane (służy do tego adres IP). Dodatkowo, takie dane są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

§ 6.4.

W ramach Serwisu mogą być stosowane dwa rodzaje plików cookies– „sesyjne" oraz „stałe". Pierwsze z nich są plikami tymczasowymi, które pozostają na urządzeniu Użytkownika, aż do wylogowania ze strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe" pliki pozostają na urządzeniu Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez Użytkownika.

§ 6.5.

Przeglądarka internetowa bardzo często domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione np. w taki sposób, by blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej: Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari, Opera.

 

VII.  ZASTRZEŻENIA

§ 7.1

Polityka Prywatności została wprowadzona w dniu 24 maja 2018 r. i obowiązuje bezterminowo. PHU Akpol zastrzega  sobie  prawo  do zmiany postanowień Polityki Prywatności.

 

 

 

Bugaj, dnia 24 maja 2018 r.